Animer un réseau de contributeurs, réaliser une veille Internet sur un élu, organiser une veille collective: si les outils ne font pas tout, leur simplicité et leur efficacité est un facteur clé de réussite. Cet article présente les technologies que j’ai retenues pour vous accompagner.

Sous la marque Intellitoria, j’accompagne mes clients tout au long de leurs projets numériques de gestion de l’information:

• Reformulation des besoins,
• Conseil dans le choix des outils les mieux adaptés,
• Installation et paramétrage des outils selon une méthode éprouvée,
• Formation et accompagnement à la « maîtrise d’usage ».

En amont de la création d’entreprise, j’ai effectué pendant plusieurs mois le test de plusieurs solutions techniques qui permettent de répondre aux besoins que j’ai identifiés tout au long de mon expérience professionnelle.

Ces outils peuvent être répartis en deux catégories:

• Les technologies open source
• Les technologies propriétaires

Je vous propose ci-dessous un tour rapide de ces choix.

Les technologies open-source

Le principe des logiciels open-source (aussi appelé logiciels libres) est séduisant à plusieurs titres:

• Le code source des applications est révisé par la communauté des développeurs, ce qui en assure la qualité,
• L’ajout de nouvelles fonctionnalités laisse l’utilisateur indépendant du prestataire initial,
• Les coûts de licence sont nuls.

En tant qu’utilisateur, vous évitez ainsi de disposer d’une application dont l’éditeur n’existe plus (en particulier dans un contexte économique difficile) et qui ne « maintient » plus son application. Vous pouvez également travailler sur des maquettes sans avoir à investir dans des licences d’utilisation, ce qui simplifie l’ingénierie de projet.

Mais attention! Logiciel libre ne signifie pas projet gratuit…Mais l’absence de coûts de licence permet de focaliser le budget ce qui fait la valeur ajoutée de votre projet:  la production de contenus

Wordpress: Simple, efficace et elégant

On se servait de wordpress au début pour faire des blogs, c’est à dire des sites personnels où l’on pouvait simplement chaque jour diffuser un nouvel article.

Aujourd’hui, il est difficile de prendre wordpress en défaut par rapport à vos besoins. Vous pouvez l’utiliser comme un outil de veille collective très efficace, un site Internet, une plate-forme de blogs multi-utilisateurs. J’apprécie particulièrement son ergonomie aussi bien pour les administrateurs que pour les lecteurs.

Un point important: la communauté française est très développée et on peut trouver en ligne de nombreux tutoriels et modules complémentaires (appelés plugins) traduits en français.

Le point fort: l’ergonomie de l’interface d’administration
Le point faible: La nécessité de coder pour effectuer des requêtes complexes sur la base de données

Drupal: puissant, souple… mais destiné à un public averti

Drupal est souvent classé dans les premières solutions de gestion de contenus. Il est vrai que cette technologie est très … puissante. Difficile de trouver quelque chose que Drupal et sa farandole de modules ne peut pas faire (même si j’ai réussi à trouvé quelques fonctionnalités qui ont nécessité un développement spécifique). Il s’agit à mon sens de la solution la plus puissante, mais attention! Je le déconseille à un public non averti car la « courbe d’apprentissage » de cette technologie est lente. Même si des progrès ont été faits dans l’ergonomie de l’interface, il reste encore beaucoup de travail pour atteindre la simplicité d’utilisation de Wordpress.

Le point fort de Drupal: La gestion des vocabulaires permettant de décrire les contenus (mots-clés), la gestion des « vues » (requêtes sur la base de données)
Le point faible: Une interface d’administration peu conviviale, une gestion multimédia compliquée

ELGG: un réseau social comme Facebook.. sans Facebook

De nouveaux modes de communication émergent dans la société… Et cela s’appelle Facebook. Mais pour une organisation professionnelle, communiquer entre salariés au travers de Facebook n’est pas une bonne idée (confidentialité, confusion des réseaux d’informations des sphères publiques et privées… entre autres).

J’ai donc recherché une solution qui permettrait d’adopter les mêmes modes de communication et de manière sécurisée et j’ai trouvé: ELGG.

Le point fort: une solution sécurisée qui reproduit les usages du Web 2.0 que les salariés utilisent déjà
Le point faible: Si la solution est idéale pour la communication interne et le partage d’informations au sein d’un réseau, les capacités de veille sur des sources extérieures restent encore à développer

Des technologies propriétaires

De part mes expériences précédentes utilisant des technologies propriétaires, je suis de nature très méfiant vis à vis de telles solutions.

Toutefois, loin des usines à gaz qui ont été historiquement associées à la gestion de l’information, plusieurs technologies ont retenu mon attention, en particulier pour leur capacité à s’interfacer avec d’autres applications. Les logiciels ne sont donc pas « open source », mais sont communiquants, ce qui est un élément déterminant dans mes choix.

Yoolink: Les marques pages sociaux

Lorsque vous voyez une information sur Internet, comment faire pour :

• La sauvegarder et partager cette sauvegarde avec vos collaborateurs?
• L’envoyer par mail?
• L’annoter pour la lire plus tard?

Reprenant les usages des marque-pages sociaux (Delicious étant le plus connu), Yoolink propose une solution en français et permettant de gérer les différents groupes de veille au sein de vos groupes projets.

Le point fort: L’ergonomie de l’interface et la compatibilité avec vos outils déjà existants, le prix.
Le point faible: Yoolink ne gère pas l’agrégation de flux RSS… et c’est justement là qu’intervient Intellittoria!

Personall: le Netvibes de votre entreprise

Connaissez vous Netvibes? C’est la manière la plus simple de décrire Personall, pour commencer en tout cas.

En effet, Personall est un portail de « widgets », fenêtres sur d’autres applications ou sources d’informations. A la différence de Netvibes qui s’interface avec les applications grand public, Personall se connecte aux applications de votre entreprise. L’objectif est donc de retrouver un accès à toutes vos applications (base de données clients du  CRM, e-mails, Intranet) le tout à travers une interface à l’ergonomie séduisante… Pour ceux qui aiment Netvibes!

Le point fort: l’ouverture sur tout votre système d’information, et une gestion avancée des mots-clés
Le point faible: Nécessite un investissement initial non négligeable.

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